Pickup et forecast hôtelier : méthode de prévision des réservations

Pickup brut, pickup net et booking pace : préciser ce que l’on compte

Un rapport de « pick-up » peut désigner les nouvelles réservations prises depuis le relevé précédent. Pour piloter le portefeuille, utilisez aussi sa variation nette : chambres OTB au relevé récent moins chambres OTB au relevé ancien, pour la même date de séjour. Cette différence intègre nouvelles réservations, annulations et modifications de séjour. Certains PMS traitent séparément les changements de catégorie ou les blocs de groupe ; vérifiez leur logique avant de comparer.

Exemple fictif entre J-21 et J-14 : 13 nouvelles chambres-nuits et 3 annulées produisent un pickup net de +10. On retrouve 28 + 13 − 3 = 38 chambres OTB. Le booking pace consiste à suivre ce rythme à plusieurs lead times — délais entre le relevé et l’arrivée — plutôt qu’à regarder seulement l’occupation du jour.

Choisir des dates historiques vraiment comparables

Exportez, pour plusieurs samedis passés, le portefeuille tel qu’il était à J-14 puis le réalisé final. Gardez le même jour de semaine, une saison proche, une capacité stable et des conditions de vente comparables. Écartez ou annotez les dates affectées par un salon exceptionnel, un bloc de groupe hors norme, des travaux ou une modification majeure de politique d’annulation.

Supposons quatre samedis illustratifs dont le gain net entre J-14 et l’arrivée a été de +12, +14, +16 et +14 chambres. La médiane est +14. Ce n’est pas une promesse : elle donne une base à corriger avec les informations connues aujourd’hui. Si un groupe de 12 chambres menace d’annuler, le risque doit apparaître séparément, pas disparaître dans la moyenne.

Construire la prévision de chambres vendues

Dans le cas étudié, +14 désigne le gain net futur global entre J-14 et l’arrivée : nouvelles ventes futures diminuées de leurs annulations, moins les pertes futures sur les 38 chambres déjà au portefeuille. Le forecast central est donc 38 OTB + 14 = 52 chambres prévues. Ne retranchez pas encore une fois les annulations du portefeuille. Sur 60 chambres disponibles, cela représente 86,7 % d’occupation prévisionnelle. Il reste 22 chambres non réservées à J-14, dont 14 constituent le gain net attendu, et non nécessairement 14 nouvelles réservations brutes.

L’autre présentation, celle du manuel, détaille les composantes : chambres prévues = portefeuille actuel − pertes futures attendues sur ce portefeuille + ventes futures supplémentaires déjà nettes de leurs propres annulations. Par exemple, si l’on estime 4 pertes sur les 38 OTB et 18 ventes futures nettes de leurs propres annulations, on retrouve 38 − 4 + 18 = 52. Ces valeurs de décomposition sont fictives et ne s’ajoutent pas au +14 : elles l’expliquent.

Pour éviter la fausse précision, ajoutez deux variantes : un scénario prudent si les annulations augmentent ou si un événement se réduit ; un scénario haut si les demandes qualifiées se confirment. Le forecast opérationnel reste une estimation plafonnée par la capacité vendable, distincte de l’occupation réalisée.

Tous les chiffres de cette page sont fictifs et servent à expliquer la méthode ; ils ne représentent pas un benchmark sectoriel.

Le suivi à J-30, J-14 et J-7

Conservez chaque export plutôt que d’écraser le précédent. Le relevé J-21 intermédiaire montre ici 28 chambres ; il explique le passage de 18 OTB à J-30 à 38 à J-14. À J-7, supposons 45 OTB. Si des dates comparables ont gagné encore +6, +7, +8 et +7 chambres entre J-7 et l’arrivée, la médiane de +7 confirme une prévision de 52. Le forecast reste identique, mais son fondement a été réexaminé.

Faire de ce suivi un exercice de prise en main

Reproduire la méthode avec un export PMS ou Excel

Dans un fichier, créez une ligne par date de séjour et par date de relevé : la date à laquelle une réservation est enregistrée ne remplace pas la nuit étudiée. Conservez séparément la capacité utilisable, le dénominateur des indicateurs, l’OTB chambres, le revenu hébergement OTB, les annulations, les options et une note sur les groupes. Calculez le pickup net par différence d’OTB entre deux relevés identiques en périmètre. Ajoutez ensuite l’hypothèse de gain net futur, sa source historique et les raisons d’un ajustement ; gardez le budget dans une colonne distincte.

Contrôlez les doublons, les séjours qui couvrent plusieurs nuits et les blocs non confirmés. Les chambres nominatives d’un groupe déjà dans l’OTB ne sont pas à ajouter de nouveau ; n’ajoutez que le complément attendu non compté, et traitez les options à part. Un export de réservations par dossier n’est pas toujours un export de nuitées-chambres par date de séjour.

Que faire de la prévision, puis de son erreur ?

Si 52 chambres sont attendues, il reste huit chambres probablement invendues dans le scénario central. Le responsable peut vérifier visibilité, restrictions et segments susceptibles de réserver tard. Si le scénario haut approche 60, il revoit plutôt la disponibilité des offres peu contributives. Le choix dépend aussi de l’ADR et du coût d’acquisition ; le volume seul ne prescrit pas un prix.

Supposons finalement 50 chambres réalisées. L’erreur du forecast J-14 est de +2 chambres. Gardez la prévision initiale, notez les annulations ou demandes manquantes qui expliquent l’écart, puis ajustez la méthode pour les dates suivantes. Évitez de réécrire a posteriori l’hypothèse de +14.

Voir comment traduire une prévision en décision tarifaire