Checklist Night Audit : clôture PMS, VCC, caisse et passation
Une checklist Night Audit imprimable pour la prise de shift, le contrôle crédit, les VCC, la clôture PMS, la préparation AM et la passation. Adaptée du Playbook Front Office LuxOps.
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Checklist Night Audit : les 6 étapes pour clôturer la journée correctement
Utilisez cette séquence avant de lancer la clôture PMS. Elle garde le shift concentré sur les actions essentielles du Night Audit : contrôles avant clôture, contrôle crédit, traitement des VCC, réconciliation PMS, édition des rapports et passation AM.
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Pourquoi le Night Audit est souvent le shift le moins documenté
Le Night Audit clôture la journée comptable et prépare la suivante. Le Night Auditor, souvent réceptionniste de nuit selon les établissements, réconcilie paiements et folios, vérifie les Pre-Authorizations, traite les VCC, contrôle la caisse, prépare les rapports et transmet les points sensibles au Shift AM. Quand cette routine est faite de mémoire, les écarts deviennent vite difficiles à retrouver.
Beaucoup de SOP réception détaillent le check-in et le check-out, mais laissent le Night Audit en simple liste de clics PMS. C’est une erreur : le Night Shift porte à la fois le contrôle financier, la sécurité, les arrivées tardives, les Wake-up calls, les no-shows, les VCC et la passation du matin. Cette checklist remet la procédure dans l’ordre hôtelier réel.
1. Prise de shift, 22h45 à 23h15
Le Night Auditor prend le contrôle du desk avant la clôture de la journée. La priorité est de comprendre ce qui reste ouvert, sensible ou exposé financièrement.
- Recevoir une passation écrite et verbale du shift PM
- Revoir les arrivées encore attendues, late departures, room moves et réclamations clients
- Compter le fonds de caisse et documenter tout écart avant de prendre la responsabilité du desk
- Se connecter au PMS, au TPE, aux emails, au téléphone et aux outils de reporting nuit
- Contrôler la liste des clients in-house, les VIP, les Wake-up calls et les demandes spéciales
- Confirmer les contacts d’urgence, le manager de duty et la procédure sécurité de nuit
2. Contrôles de début de nuit
Avant la clôture PMS, le Night Auditor continue le service réception tout en préparant la journée opérationnelle à fermer proprement.
- Traiter les late check-ins avec document d’identité, garantie de paiement et mise à jour PMS immédiate
- Accepter les walk-ins seulement après confirmation de la disponibilité, du tarif et des conditions de paiement
- Revoir les départs restants et vérifier que les chambres check-out sont bien clôturées dans le PMS
- Consigner demandes clients, incidents, room moves et actions de recovery dans le Night Report
- Coordonner avec la sécurité ou le manager de duty en cas de bruit, situation sensible ou vigilance client
3. Contrôle crédit et traitement des VCC
L’exposition financière de l’établissement doit être contrôlée avant le basculement de la date PMS.
- Sortir le rapport soldes élevés ou credit limit et identifier les comptes au-dessus du seuil
- Vérifier que les Pre-Authorizations couvrent chambre, taxes et extras prévisibles
- Signaler au shift AM les cartes expirées, garanties insuffisantes et moyens de paiement manquants
- Identifier les réservations OTA prepaid qui nécessitent un traitement VCC après check-in
- Débiter les VCC au montant exact requis et enregistrer la référence de transaction dans le PMS
- Documenter les VCC refusées avec raison, montant et action attendue pour le suivi
4. Lancement du Night Audit et clôture PMS, 01h00 à 04h00
Le lancement du Night Audit commence seulement lorsque les points de vente sont clôturés, les charges postées et les écarts de statut chambre identifiés.
- Confirmer que restaurant, bar, spa, parking et room service ont posté les charges sur les bons folios
- Revoir les no-shows et appliquer les frais selon le plan tarifaire et la politique de l’établissement
- Comparer les statuts chambres PMS avec le dernier rapport housekeeping et signaler les écarts
- Lancer le Night Audit dans le PMS selon la séquence propre à l’établissement
- Vérifier que la date PMS a bien basculé sur la nouvelle journée opérationnelle
- Sauvegarder ou imprimer Daily Report, rapports revenu, occupation et réconciliation paiement
- Consigner l’heure de clôture, les alertes système et les corrections manuelles nécessaires
5. Préparation de la journée suivante
L’équipe du matin doit retrouver des listes propres, des folios lisibles et une vision claire des priorités opérationnelles.
- Préparer la liste des arrivées avec VIP, early check-ins, chambres pré-attribuées et demandes spéciales en évidence
- Préparer la liste des départs avec folio pré-vérifié, statut paiement et dossiers sensibles identifiés
- Résumer disponibilité chambres, chambres hors service et écarts de statut chambre
- Préparer prévisions petit-déjeuner, Wake-up calls, demandes transport et suivis clients
- Rédiger le Night Report avec incidents, réclamations, points financiers et notes opérationnelles
6. Transition de shift, 06h00 à 07h00
Le Night Audit est terminé seulement lorsque l’équipe AM reçoit une passation exploitable, pas uniquement lorsque les rapports sont imprimés.
- Faire une passation verbale au réceptionniste ou superviseur AM avant de quitter le desk
- Transmettre VIP, early arrivals, réclamations ouvertes, soldes élevés et incidents VCC
- Confirmer Wake-up calls, transports, informations petit-déjeuner et room moves encore en attente
- Signer la passation ou compléter la main courante selon la procédure de l’établissement
- Laisser le desk propre, les rapports classés et les systèmes prêts pour le shift AM
Comment le Night Audit conditionne le Shift AM
L'équipe AM dépend directement de ce que le Night Auditor a préparé. Les arrivées, les départs, les VIP, les soldes élevés, les no-shows, les VCC non résolues, les écarts caisse et les réclamations actives doivent être lisibles dès la prise de poste. Une passation vague oblige le réceptionniste du matin à reconstruire la nuit au lieu de servir les clients.
La logique LuxOps est simple : contrôles avant clôture, lancement PMS, contrôle crédit et VCC, caisse, préparation des départs et arrivées, puis Shift Handover. Inverser cette séquence crée des erreurs rattrapables, mais coûteuses en temps et en crédibilité.
Questions fréquentes
En quoi consiste le Night Audit dans un hôtel ?
Le Night Audit est la clôture journalière de l’hôtel. Le Night Auditor ferme la journée PMS, réconcilie paiements et folios, contrôle les Pre-Authorizations, traite les VCC, vérifie la caisse, prépare les rapports et organise la passation du Shift AM. Dans beaucoup d’établissements, ce rôle est tenu par le réceptionniste de nuit.
Quel est le rôle du Night Auditor ?
Le Night Auditor fait le pont entre la journée comptable qui se termine et celle qui commence. Il combine réception, contrôle financier, rapports, sécurité et service client : late check-ins, early check-outs, Walk-ins, Wake-up calls, rondes, Daily Report, Night Report, Pick-up Report et Shift Handover.
Quels rapports le Night Audit produit-il ?
Le pack standard comprend généralement le Daily Report, le Night Report, le Pick-up Report, le rapport d’occupation, les listes arrivées/départs, la liste VIP, le rapport soldes élevés, le rapport paiements et les écarts à suivre. Le contenu exact dépend du PMS et des standards de l’établissement.
Que se passe-t-il si la clôture PMS n’est pas lancée ?
Si la clôture PMS n’est pas lancée, la date opérationnelle ne bascule pas correctement. Les nuitées peuvent ne pas être postées, les arrivées du jour peuvent être bloquées ou incohérentes, et les chiffres de revenu deviennent difficiles à réconcilier. La correction passe souvent par des ajustements manuels chronophages.
Combien de temps prend un Night Audit ?
Le lancement système prend souvent 5 à 15 minutes selon le PMS, mais la procédure complète prend plutôt 60 à 90 minutes dans un hôtel avec services complets. Ce temps inclut les contrôles avant clôture, le lancement PMS, les VCC, la caisse, les rapports et la préparation du Shift Handover.
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